Jak na moderní e-mail (2): MS Exchange Server

Druhá část článku o moderních e-mailových technologiích. Tentokrát na téma Microsoft Exchange Server. Jaké jsou jeho výhody a přínosy? Že je možné pořídit si MS Exchange v cloudu? To všechno se dozvíte v článku Jak na moderní e-mail (2).

V minulém díle této mini série jsme provedli krátkou exkurzi do historie mailové komunikace a zmínili základní statistická data o počtu uživatelů, mailboxů a mailů odeslaných každý den. Závěr pak patřil nelichotivému zhodnocení, že původní protokoly POP3/IMAP staré pár desítek let jsou ještě dnes hojně používané.

V tomto díle zapomeneme na POP3/IMAP a představíme základní benefity Microsoft Exchange Serveru. První verze Exchange Serveru byla vydána již v roce 1996, byť Microsoft již dříve nabízel několik verzí produktu Microsoft Mail. Exchange Server byl ale úplně nový produkt, který byl vytvořený na zelené louce. Microsoft ve vývoji Exchange Serveru vycházel z jeho vlastních zkušeností s mailovou komunikací a systému věřil natolik, že mezi roky 1993 a 1996 zmigroval všech svých 32 tisíc mailových schránek právě na svůj nově vytvořený Microsoft Exchange Server.

Od té doby prošel Microsoft Exchange Server dlouhým vývojem a byla přidána spoustu dalších funkcí, což z něj udělalo lídra v branži mailové komunikace. Dlouhou dobou byl tento produkt prakticky omezen jen na větší firmy a korporace kvůli relativně komplikované instalaci, dlouhému nastavování a vylaďování a značným požadavkům na výkon serverů. Dnes v době cloudu ale toto neplatí a benefity Microsoft Exchange Serveru je možné využívat v podobě hostované služby Cloud Mail doslova již od jednoho jediného mailboxu a to bez jakýchkoliv počátečních investic.


A co tedy Microsoft Exchange Server vlastně svým uživatelům přinese?

  • Odkudkoliv dostupnou e-mailovou schránku a to prakticky z libovolného zařízení (PC, tablet, mobil, ...) a to ať online ale rovněž i offline, pokud zrovna nejste připojení k Internetu.
  • U svého PC/notebooku můžete těžit z těsné integrace Exchange Serveru s Microsoft Outlookem, ve kterém můžete nastavovat vše možné týkající se Vaší schránky včetně např. pravidel pro třídění pošty (které se provádí již při přijmutí mailu přímo na serveru a to i když máte PC vypnutý) nebo nastavování automatické odpovědi (v době dovolené nebo delší nepřítomnosti v kanceláři). A to včetně varianty Outlooku pro Apple Mac.
  • Do své schránky se dostanete ale i z cizího zařízení pomocí webového rozhraní OWA (Outlook Web App).
  • Ve své schránce máte na jednom místě uložené maily, ale rovněž i kontakty, kalendář, úkoly a poznámky.
  • Pomocí technologie ActiveSync můžete všechny tyto informace velmi jednoduše synchronizovat i na libovolné mobilní zařízení (Apple, Android, Windows Phone/Mobile). Nastavení synchronizace do mobilu či tabletu je navíc velmi jednoduché a ve většině případů postačí znát Vaši e-mailovou adresu a heslo.
  • Své maily, kontakty a kalendář můžete jednoduše prohledávat a to bez toho, abyste si museli všechny maily a další stáhnout na všechna zařízení, či museli mít velmi výkonný počítač či mobilní telefon, aby si s tím kvantem Vašich dat poradil. Vyhledávání má na starosti server, který je dostatečně výkonný, aby s tím neměl žádný problém. Vám pak pošle jen výsledky, které Vás mohou zajímat.
  • Globální adresář kontaktů Vám vždy poskytne kontakty na všechny Vaše kolegy. Sdílet je možné ale i další seznamy kontaktů a to klidně pro celou firmu, či určitou skupinu zaměstnanců. Váš obchodník si uloží kontakt na nového zákazníka do sdíleného seznamu a kontakt se sesynchronizuje prakticky ihned i na zařízení pracovníků odbytu či reklamační oddělení. Všichni hned vědí, který zákazník jim volá a nikdo nemusí přemýšlet, zda má zvedat či nezvedat hovor z neznámého telefonního čísla.
  • Sdílet je možné nejen kontakty, ale i přehled úkolů, poznámek či kalendář. Vlastní kalendář je možné vytvořit nejen pro jednotlivé osoby, ale rovněž například pro zasedací místnosti (již se nebudete hádat, kdo si domluvil schůzku v zasedací místnosti dřív), pro sdílená firemní auta, pro některá specifická zařízení (projektor či jiná prezentační technika), atd. Pomocí sdílených kalendářů můžete plánovat dovolené, služby/směny nebo například firemní akce. Ředitel může nasdílet kalendář své asistentce a již nebude muset ztrácet čas hledáním volného termínu pro schůzku se svými obchodními partnery.
  • Potřebujete svolat schůzku se svými kolegy? Již nemusíte všechny obíhat či obvolávat. Pomocí "pomocníka pro plánování" ihned vidíte, ve kterých časech jsou Vaši kolegové blokování jinými povinnostmi. Po odeslání pozvánky na schůzku pak všichni pozvaní účastníci mají možnost schůzku přijmout, odmítnout či navrhnout jiný termín (opět s náhledem na volný a obsazený čas ostatních kolegů).

 

Zajímají Vás další, pokročilé funkce Microsoft Exchange Serveru? Můžete se těšit na příští, závěrečný díl, který se dotkne funkcí, které Microsoft Exchange Server nabízí pro ochranu citlivých dat, pro zamezení ztráty důležitých důkazních informací pro případ různých sporů, či pro snadnější ukládání a správu archivních dat.

Zajímá Vás, jak konkrétně může Microsoft Exchange přispět k lepší a strukturovanější komunikaci ve Vaší společnosti? Kontaktujte naše obchodní oddělení, kde Vám rádi Vaše dotazy zodpovědí.